Spart Zeit und ist außerdem Pflicht: Die ordentliche elektronische Ablage im Dokumenten Management System (DMS)
Zwar ist das papierlose Büro immer noch ein Traum, doch immer mehr Dokumente werden digital geliefert. Laut Gesetzgeber und Finanzbehörde müssen diese auch digital archiviert werden und sind Geschäftsbriefen gleichgestellt, müssen also auch wie diese behandelt werden. Dazu gehört die ordentliche elektronische Ablage und Archivierung nach den „Grundsätzen odnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“. Außerdem müssen die Aufbewahrungsfristen auch bei elektronischer Archivierung eingehalten werden, und sämtliche Dokumente im Fall einer Prüfung bereitgestellt werden.

Vorgänge lassen sich schneller finden

Ist das digitale Archiv ordentlich angelegt, lassen sich sämtliche Vorgänge schneller recherchieren und rekonstruieren: Laut Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation dauern 250 Seiten Papierablage eine Stunde, während die Arbeit in digitaler Form in einem Viertel dieser Zeit bewältigt ist. Du verbringst etwa drei Minuten bei der Suche nach einem Papierdokument, jedoch nur zehn Sekunden, wenn es digitalisiert ist. Allerdings werden nicht alle digitale Kopien nach der Zivilprozessordnung als Urkunden anerkannt. Deswegen müssen manchen Rechnungen trotzdem in Papierform aufbewahrt werden – und erfordern ein zweites Ablagesystem. Trotzdem lohnt sich die digitale Archivierung in einem DMS.

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Der Workflow in einem DMS ist optimiert

Die meisten Anbieter von Dokumenten-Management Systemen bieten nicht nur einfache Archivierung, sondern auch einen praktischen Workflow, mit dem Du Deine Dokumente sinnvoll ablegen kannst. DMS und Archivierung greifen dabei ineinander, so dass Du Dich nach einer kurzen Einarbeitungsphase problemlos in Deiner Ablage zurechtfinden wirst. Während bei der Archivierung sämtliche Belege elektronisch erfasst und gesucht werden können, bietet Dir Dokumentenmanagement weitaus mehr: Hier werden alle aktuellen Dokumente in Deinen Workflow eingespeist. Ob Wiedervorlage, Kontrolle, oder automatische Weiterleitung – alles ist möglich. Wenn Du alle Dokumente digital erfasst hast (Capturing), hast Du alle Dokumente digital vorliegen. Jetzt kannst Du sie sowohl elektronisch verarbeiten, als auch archivieren.

Die Vorteile eines DMS für:

      • Die Geschäftsführung: Als Geschäftsführer hast Du eine vollständige Übersicht über sämtliche Vorgänge und Projekte, die in Deinem Unternehmen laufen. Du bist immer gut informiert und kannst die Prozesse reibungslos steuern. Somit lassen sich viele Fehler verhindern und die Kosten minimieren. Eine gut funktionierende elektronische Ablage ist wie ein Steuerrad: Du gibst damit die entscheidende Richtung vor.
      • Den Vertrieb: Hier hast Du den gesamten Bereich eines Projektes im Blick. Das reicht vom ersten Kontakt mit einem neuen Kunden über den Verkauf bis zur schlussendlichen Bearbeitung. Auch wenn es zu einer Reklamation kommen sollte, wird das hier festgehalten. Der Kunde bleibt immer im Blickfeld und der Umsatz kann sich steigern.
      • Der Einkauf: Sämtliche Belege, die für den Einkauf wichtig sind, sind projekt- und angebotsweise geordnet. Dazu gehört jedes einzelne Angebot, der sich daraus ergebende Auftrag, die Bestellung und selbstverständlich auch die Rechnung.
      • Die Buchhaltung: Hier hast Du alle Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen übersichtlich und findest sie bei Bedarf auch schnell wieder. Für die einwandfreie Rechnungsprüfung und -freigabe von eingegangenen Rechnungen sorgt der praktische Workflow. Da sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Fristen direkt in der Ablage eingearbeitet sind, hast Du alle Unterlagen so lange parat, wie Du musst.
      • Die EDV: Da sich diese Managementsysteme leicht in eine bereits vorhandene Infrastruktur einbinden lässt, muss der laufende Betrieb nicht unterbrochen werden. Du legst selbst fest, wer das Recht hat, einzelne Dokumente einzusehen oder darauf zuzugreifen.

 

Fazit:

Warum eine ordentliche (elektronische) Ablage wichtig ist
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